Rechnungen und Freigaben
Wo fehlen Angaben, welche Abgleiche sind erforderlich und wer entscheidet bei einer Abweichung?
Abläufe & Kontrollpunkte
Prozess-Audit
Erst verstehen. Dann automatisieren.
Bevor ein Agent Aufgaben übernimmt, muss der Ablauf klar sein. Wir untersuchen Ihre Prozesse auf manuelle Arbeit, Medienbrüche und Kontrollpunkte und schaffen die Grundlage für eine gezielte Automatisierung.
Zur KI-PotentialanalyseDer Blick in den Arbeitsalltag
Die Ausnahmen zeigen, wo es hakt.
Eine Prozessbeschreibung zeigt nicht immer, wie im Alltag gearbeitet wird. Gemeinsam mit den Beteiligten betrachten wir Eingaben, Systeme, Übergaben und Ausnahmen. Dabei geht es um bessere Abläufe, nicht um die Bewertung einzelner Mitarbeitender.
Dokumente und Ablage
Wie gelangen Informationen aus Postfächern und Dokumenten in die zuständigen Systeme?
Aufträge und Übergaben
Wo werden Daten mehrfach übertragen und an welchen Stellen bleibt die Bearbeitung liegen?
Die Prozessaufnahme
Vom realen Vorgang zum Soll-Ablauf
Wir betrachten nicht nur den Idealfall. Fehlende Angaben, Rückfragen und Freigaben gehören genauso zur Aufnahme wie der reguläre Bearbeitungsweg.
Schritt 1
Prozess auswählen
Wir grenzen einen Ablauf mit den zuständigen Fachbereichen ab.
Schritt 2
Arbeitsschritte aufnehmen
Typische Vorgänge und Ausnahmen zeigen, wie der Prozess tatsächlich funktioniert.
Schritt 3
Kontrollen festlegen
Datenzugriffe, Freigaben und Eskalationswege werden mit Ihren Verantwortlichen geklärt.
Schritt 4
Umsetzung vorbereiten
Ein Soll-Ablauf und messbare Kriterien bilden die Grundlage für den Pilot.
Vorbereitung
Was wir gemeinsam ansehen
- Einen klar abgegrenzten Ablauf und die beteiligten Fachbereiche
- Anonymisierte Beispielvorgänge, sofern verfügbar
- Die verwendeten Systeme und bisherigen Prozessbeschreibungen
Ihr Ergebnis
Dokumentierter Ist-Prozess
Datenquellen, Bearbeitungsschritte und Verantwortlichkeiten nachvollziehbar erfassen.
Konkrete Engpässe
Doppelte Dateneingaben, Wartezeiten und wiederkehrende Fehlerquellen sichtbar machen.
Abgegrenzter Soll-Prozess
Automatische Schritte, menschliche Entscheidungen und Ausnahmebehandlung definieren.
Fachliche Analyse, keine Zertifizierung und keine Bewertung einzelner Mitarbeitender.
Fragen zur Prozessanalyse
Ihr nächster Schritt
Wo bleibt Ihr Prozess heute hängen?
Bringen Sie einen Ablauf mit, der unnötig Zeit kostet. In der KI-Potentialanalyse klären wir, ob eine vertiefte Prozessaufnahme der passende nächste Schritt ist.
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